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半现行文件的科学处置:三者并存

文件生命周期理论告诉我们,文件从其形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程,在这个生命运动过程中文件先后表现出三种明显不同的价值形态,因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征,可划分为三个阶段,分别称之为文件的现行期、半现行期和非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点变化和管理方式变化并无直接联系,但划分文件运动阶段的目的是为了更好地管理文件,因此文件在其整个生命运动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方式为宜,这便成为我们必须考虑和解决的问题。

现行文件应存放于文件的形成、使用部门,非现行文件应存放于档案馆,已形成共识,且世界各国普遍如此,而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作,这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理,这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式,也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题,为此让我们先来剖析一下世界范围内处置半现行文件的各种模式。

一、文件中心

文件中心是国外许多国家处置半现行文件管理的一种组织形式,它的设置并不隶属于哪一个文件形成单位,而是按地区建立的介于若干文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性的社会化文件管理机构,并拥有人、财、物和管理自主权,其人员编制属单独列编的档案管理事业编制。经费靠行政拨款。文件中心完全代替各机关管理半现行文件,中心内的半现行文件只为形成单位服务,不向社会开放,文件在中心内只作过渡性保存,一部分期满后销毁,另一部分需永保存的中心负责向相关档案馆移交。显然文件中心充分体现了半现行文件管理的特色,既不同于现行文件的处置,也不同于非现行文件的处置,过渡性地处置只为形成单位服务的半现行文件,完全按照文件运动规律办事。

由于文件中心突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点,因此它往往具备良好的文件管理硬件设施,稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍,这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理,另外它合理高效地解决了文悠扬管理所需的人、财、物,从整体上能够省人、省库房、省装具、省钱,降低了文件管理费用。总之,文件中心的建立既可以减轻各文件形成单位的负担,又可以减轻档案主管部门的工作量,既能够承担起半现行文件的科学管理,方便形成单位的查找利用,又符合高效精简节约的原则,成效显著。也正因如此,文件中心能在国外许多国家得到普及和推广。

但是,文件中心并非万能,这种由政府拨款建立的文件中心并没有也不可能针对一个地区的所有单位,它主要吸收一个地区内的各机关,那么对于这种文件中心吸收之外的单位,我们又该如何科学地处置它们的半现行文件呢?

二、商业性文件中心

受文件中心的鼓舞和启发,欧美许多国家在建立文件中心后不久又建立了商业性文件中心。商业性文件中心也是处置半现行文件管理的一种组织形式,它同文件中心一样,其设置也并不隶属于哪一个文件形成单位,而是按地区建立的社会化文件管理机构,并拥有人、财、物和管理自主权,同样完全代替各有关单位管理半现行文件,中心内的文件只有形成单位服务,不向社会开放,形成单位需要利用自己的文件时,它们应及时、迅速、准确地提供,且允许带回本单位使用,形成单位不会因文件脱离自身进入中心而感 到利用不便。所不同的是,商业性文件中心代替各有关单位管理其半现行文件时并非无偿,而是实行有偿形式,要求各有关单位按规定付给商业性文件中心一定的管理费用。商业性文件中心的管理费用和保同薪水并不靠政府拨款解决,而且以此来筹集,甚至还要盈余,创造一定的经济效益,因此商业性文件中心是一个经济实体。不管如何,商业性文件中心显然也充分体现了半现行文件管理的特色,完全按照文件运动规律办事。

由于商业性文件中心同样突出了对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点,因此它同文件中心一样,具备了能科学管理半现行文件所需的一切软硬件条件,经济合理地配置了文件管理所需的人、财、物,从而能整体上省人、省库房、省装具、省钱,降低了文件管理费用。总之,商业性文件中心具有同文件中心一样显著的成效。当然文件是否移交给商业性文件中心管理完全出于形成单位的自愿,同时商业性文件中心也应增强自身的信誉。商业性文件中心同样没有也不可能针对一个地区的所有单位,它主要吸收那些不同进入文件中心,而自身管理既不具备条件又不经济的单位,商业化地承担起这些单位半现行文件的管理。

三、基层档案管理部门

文件中心和商业化文件中心并不是与生俱来的,在文件中心和商业性文件中心诞生之前,半现行文件管理首先是由本单位自身承担的,而在我国至今几乎仍实行这种单一的基层档案管理部门模式,由这种在单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位增现行文件的管理,且明确规定文件在基层档案管理部门只作过渡性保存,基层档案管理部门不是文件的最终归宿地,这些文件通常只为本单位服务,显然这种半现行文件的处置模式同样完全符合文件运动规律。

把半现行文件存放于形成单位内部建立起的基层档案管理部门内,这使半现行文件与其用户间的距离“最近”,从而使半现行文件的方便利用达到了最优化,因为半现行文件存放于形成者个人身边通常是不允许的,因此这种由基层档案管理部门来处置半现行文件管理的模式并非无优势可言,笔者认为这正是半现行文件首先由基层档案管理部门来处置的最根本原因。但这只是满足了科学处置半现行文件的一个方面,至于基层档案管理部门是否具备科学管理半现行文件的软硬件条件,半现行文件由基层档案管理部门处置是否经济合理,这些问题仍值得探讨。

当一个单位规模较在,半现行文件数量较多时,建立自己的基层档案管理部门,配备几名稳定而又业务素质较好的文件管理者,购买必需的档案装具,提供必要的用房,再辅以健全的制度等,显然这就具备了科学管理半现行文件的软硬件条件,虽然这种模式并非社会化,但此时同样可做到文件管理所需人、财、物资源的合理配置,尽量降低文件管理费用。而当一个单位规模不大、甚至较小,半现行文件数量不多时,如仍采用这种模式来处置本单位的半现行文件,则问题显而易见:文件管理者往往采用兼职保同,变动频繁,队伍不够稳定,业务素质差,忙于其它工作,甚至基层档案管理部门索性不设或长期虚设,文件管理硬件设施较差,库房简陋等,这就根本不具备科学管理半现行文件的软硬件条件,如果硬是执行,再去满足要求,那么这种模式必然极大地浪费人、财、物资源,大大提高了文件管理代价,这正是我国传统档案管理体制在实践中所暴露出的弊端。

四、企事业档案馆和联合档案室

随着档案事业的不断发展,中外都形成有许多企事业档案馆,这种档案馆

不同于一般档案馆,它是建立在规模较大单位内部的非社会化档案管理机构,其职能既要承担本单位非现行文文悠扬的管理,又要承担本单位半现行文件的管理。不少单位今天是基层档案管理部门,将来可能发展为企事业档案馆,因此由企事业档案馆来处置半现行文件的方式完全等同于基层档案管理部门处置半现行文件的方式,显然我们可以把这种方式纳入基层档案管理部门处置半现行文件方式的范畴。

联合档案室也是档案事业发展中出现的一种处置半现行文件的模式,这一模式在某种程度上完全等同于文件中心,它同样过渡性地处置各有关单位的半现行文件,只为形成单位服务,突出对半现行文件实行社会化、集约化和专业化管理的特点,但它又不同于文件中心,因为它不拥有人、财、物和管理自主权,因而它没有文件中心那么优越,最终会被文件中心所代替,我国第一个文件中心的建设过程正好证实了这一点。

通过以上分析我们发现,半现行文件的科学处置确实比较复杂,文件中心、商业性文件中心和基层档案管理部门这三种处置模式都有其存在的价值,都是按照文件运动规律办事的,但它们又都不可能独自解决所有单位半现行文件的管理,它们相辅相成,互为补充。因此,针对我国传统档案管理体制所出现的诸多弊端,而变革我国半现行文件的处置方式时,我们既不能对某一模式简单地加以全面否定,也不能对另一模式盲目地加以绝对肯定。总之,我们不能再实行单一的模式,而应实行多样化模式,坚持以文件中心、商业性文件中心和基层档案管理部门三者并存的处置模式。
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