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关于发挥综合档案馆社会功能的思考

由于档案馆本身的性质和任务,决定了它具有广泛的社会功能:即它不仅有保存和积累国家档案财富的功能,还有向社会传播档案信息、承担宣传教育,为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务的功能。为社会服务是一个既古老又现实的问题。由此,引发了笔者对新时期更好地发挥国家综合档案馆社会功能的几点思考。

一、集中优势力量,加强综合档案馆的建设

综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料,并向社会提供利用的机构。它更是面向社会,面向大众,为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。目前,我国各级各类档案馆有3574个,保存着整个国家各种门类各种载体的档案,总馆藏量176亿多卷件。在这个档案馆网中,国家综合档案馆有2980个,其他门类的档案馆有500多个。这样一个庞大规模的档案网络体系,需要多少资金,耗费多少人力、物力才能支持它的持续发展呢处于转型期的国家或地方,用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位,资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点,不管它发挥的作用大小,也不管它是否与当地的经济发展相适应,一味地强调档案馆要上规模、上档次,将有限的资金一点一点地分割,将对综合档案馆的进一步发展构成威协,同时也会影响其他各级各类档案馆的发展,其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。

传统管理模式上追求档案馆小而全的观念,造成布局不合理,投资分散的现象,使资源得不到优化配置,尽管基层档案工作者付出了很多辛劳,却难以发挥它的社会功能,也很难长久立足于社会。

综合档案馆,特别是省市以上的档案馆,无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平,还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。我们应该充分利用它的综合优势,集中力量建设好大中型综合档案馆,发挥其中心馆的效应,以它们为龙头,实行名牌战略,带动其他各级各类档案馆的发展,从而赢得政府的支持,社会的认同,推动档案事业的向前发展。

评价我国档案事业,不能仅仅停留在档案馆的数量上,而要看它是否与经济发展、社会的需求相适应,它的布局是否合理,是否有利于档案的保管和利用,是否有利于档案馆功能的发挥。在我国经济建设的历史中,经常出现片面追求数量,而忽视质量的问题。当前,在我们档案馆的布局上也要予以高度重视,要注意它的科学性、合理性,避免出现小而全,投资分散,功能不全的状况。投资要尽量集中,保证重点,使其效益充分发挥,并带动其他各级各类档案馆的发展。这也符合国家抓大放小的方针。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设,或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局,一方面使资金使用分散,造成人、财、物浪费,另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散,不利于档案信息资源的合理流向;也会使综合档案馆馆藏内容仍局限于“党政档案”,造成结构单一,与综合档案馆名实不符,难以发挥其社会功能。因此,国家档案行政管理部门要充分认识这一点,同时要争取国家在政策导向,资金投入上向综合档案馆倾斜,以保证档案事业的持续发展。

二、加强综合档案馆馆际之间的横向联合,形成合力

加强综合档案馆的横向联合,形成规模效应,将丰富的档案信息,以整体优势向社会提供服务,将更显综合档案馆的实力。

我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态,无论是数量上,或是质量上都存在很大差异,但各自又有自己的特点、各自的优势,如果加强横向联合,发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应,打破区域界限,从更广阔的空间加强联系,提供综合服务,联合开发档案信息资源,实现档案信息交流的最大流量和最佳服务,使档案的利用向广泛、纵深发展,那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式,实现档案信息资源的交流与协作,形成合力,为今后加入社会的信息网络打下基础。

三、优化馆藏档案结构,提高馆藏档案质量

目前各级各类综合档案馆的档案,普遍存在着精芜混杂,结构不合理的问题。尽管在1986年2月7日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围,但实际上,馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多,科技档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆,实为党政机关档案馆。加之,还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。

虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的历史记录,而且是一种重大的文化和科学的信息资源,在国家信息系统中,机构成了其中一个有意义的、基本的和对各方面都有用的要素具有广泛的利用价值,但是,档案作为人类社会历史的真实记录,它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容,即包括国家历史发展的全貌,是国家和人民集体记忆的关键。因此,如果只偏重某一方面,而弱化其它方面,其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。“档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益,而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”这个重任应由国家综合档案馆来承担。为此,综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识,正确认识处理档案完整与精炼的关系,拓宽收集面,从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程,同时从规章制度上减少重复文件进馆,切实加强档案的鉴定工作,以丰富优质的馆藏资源为社会服务。

四、加强人才培养和人才储备

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。人们可以注意到“根据国家概念建立起以司法棗行政管理为基础的档案工作,向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会文化档案概念变化”。“档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者。”

这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己,迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。各级档案馆的领导已经越来越意识到,人才素质和人才结构在工作中的重要性,纷纷计划招聘人才,引进高层次的人才,而且也注意到了人才结构的合理性,但还有一个值得重视的问题,那就是现有的档案人员怎么办他们面临着知识的老化、新技术知识较为贫乏的问题。这使档案工作跟上社会的发展节奏,满足社会的需求,受到了一定的制约。为此,加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。

五、树立正确的档案工作效益观

综合档案馆作为科学文化事业机构,其在社会主义的物质文明和精神文明建设中是大有作为的,它的效益也应该是突出的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益,获得利润,而是为了造福于人类,为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件,决定了档案馆的工作效益最终大多表现为社会效益。

在新的经济形式下,档

案工作配合国家的中心工作,为经济建设服务,这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的,它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务,就狭隘地与获得多少经济效益划等号。企业中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设,在利用中创造经济效益,这是我们要体现的,但是我们不能因此而片面强调档案馆的各项服务工作都去追求经济效益,而忽视它的社会效益。事实上,档案馆的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。

六、社会的发展是综合档案馆社会功能充分发挥的重要条件

任何行业的发展都离不开一定的动力、条件和保证。档案事业的发展,综合档案馆功能的发挥也不例外。社会的发展、经济的繁荣会促进社会对档案信息需求的增长,同时也会带动档案事业的向前发展。应该说社会信息需求和全民档案信息意识,是影响档案馆功能发挥的一个重要因素。但是,历史的经验告诉我们,档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一段时间。为此,我们应该意识到,社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来,并不意味着国家在短期内会大幅度的增加对档案馆的投资。况且,社会主义市场经济体制本身的完善还有一个过程。综合档案馆社会功能的发挥,是一个复杂的系统工程,它涉及到国家经济发达程度、国家方针政策、社会对档案信息需求,档案馆自身的业务建设等诸多方面,单就某一方面工作的改进和完善是难以奏效的。因此,应该正确理解和认识档案工作效益滞后的特点,找准档案工作的定位,实事求是地评价档案馆工作。
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