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卫生防疫业务档案两级管理探讨

我国各级卫生防疫站承担着群体预防任务,在开展疾病控制、 卫 生监督监测、科研、教学及健康教育等业务活动中,形成了大量的业务技术档案。从全国来 看,各地各级防疫站对这部分本应构成防疫站档案主体的卫生防疫业务档案采取的管理模式 不尽相同,有的防疫站是采用科存档案站存目录,有的则分散在科室,或固定人员管理,或干脆分散在个人手中。本人认为,对卫生防疫业务档案采取分级管理的方法,这样既符合档案工作基本原则,又能满足卫生防疫站业务开展的需要。

 一、卫生防疫一务档案两级管理的原则

 防疫业务档案两级管理是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下,将防疫业务形成的技术档案实行分别站级、科级两级管理。其内容有以下四个方面:

 1将卫生防疫业务档案纳入站档案工作管理体系:同其他门类的档案一样,业务档案的管理也应在接受站档案工作管理委员会的统一领导,由站档案室负责具体组织实施。

 2将业务档案分为站科两级:对业务活动中形成的大量疾病防治、卫生监督监测档案分别为站级业务档案和科级业务档案两个层次。

 3站级业务档案管理:凡划归的站级管理的业务档案,由各科兼职档案员负责收庥、整理、立卷,定期向站档案室归档,交由站档案室统一保管和提供利用。

 4科级业务档案管理:凡划归为科级管理的业务档案,交科保存,由各科兼积档案员负责收庥、整理、立卷,并负责保管和提供利用。二、站科两级档案范围的确定

(一)站级业务档案的划分及范围

 在确定站级业务档案的范围时,应本着总体性、综合性、分析性及学术性的原则对档案进行划分。即要将那些反映主要业务工作的总体水平的材料以及在基础监督监测上形成的综合性、分析性并具有一定学术价值且保管期限长的材料确定为站级档案,以确保站存业务档案能 够全面反映和概括本机构业务活动及工作水平。总体来看,站级业务档案的范围有以下几个方面:

 1业务工作法规、标准及技术方法的研究档案。包括有关证书、研究报告、编制说明及验证报告等。

 2年度或跨年度的法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结、疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测等。

 3年度或跨年度的卫生监督、监测的总结分析。

 4重大事故、疫情暴发、中毒调查处理的有关材料包括调查报告及现场调查记录及有关的行政行政处罚材料等或年度综合性分析总结。

 5专题调查。包括调查设计、调查报告或总结,统计汇总等材料。

 6各项业务工作的统计月报、年报。

 7省市级以上刊物上发表的业务论文。

 (二)科级业务档案的划分及范围 我国各级防疫站在日常业务活动中更大量地、更直接地是形成服务对象档案,即在对其所辖区内或对被划定为本站管理的单位所提供的经常性的疾病控制、卫生监督监测服务中所形成 的材料。这些材料的保管周期不易确定,需随所服务的企业的存亡而定,而且不少材料还因 工作需要逐年加以补充,因此存科保管更为便利。此外,卫生防疫工作成果的取得周期长,其疾病流行及防治规律得自于长期的大量的日常性监督监测材料的积累。这些常规性监督监 测材料不仅对当年的疫情分析有用,更可能是在若干年以后,能从中发现和分析出疫情流行规律。因此,这些一般性、经常性业务活动形成的材料不能因为有了综合性或总结性报告, 就可以随意处置,而应做为科级业务档案存科保管。科级业务档案的范围有以下几个方面:

 1卫生监督材料

 (1)预防性卫生监督材料:包括所辖区内或直管单位许可证审批、复验材料;新、改、扩建项目审查材料。

 (2)常规性卫生监督监测材料:包括对所辖地区或监测点或直管单位公共卫生监测材料,包括监测记录、记事,监测小结,控制结果,监测报告以及经常性卫生监督检查、抽查材料。

 2一般性违法案例、疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料,包括个案调查表,现场调查记录(笔录),人员寻访记录,检验结果及处理报告等。

 3行政处罚材料,包括监督笔录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单及送达回执等。

 4各类所辖产品鉴定及出具证明材料;广告登记管理材料。

 5从业人员健康体检、卫生知识培训材料,包括体检表、检验单、统计表;培训计划、教材及小结等。

 6咨询工作材料,包括咨询登记、记录及小结等。

 7各种毒理检验、化验材料。

 三、实行两级管理的意义

 1两级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾

 我国各级防疫机构中,档案室档案库房大多狭小,根本无法容纳全部的业务档案,因此,只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到站档案室中,而一般性的,基础性的材料 只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全站档案工作统一布署和指导下进行的。

 2站级管理有利于防疫业务工作整体水平的提高

 首先,站级业务档案管理可使站档案能够反映业务工作全貌和工作水平,对于站领导及时把握全局,做出正确决策提供了有力依据。其次,由于站级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交站归档,从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结,而 是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工,形成分析性报告,从而促进了业务工作的提高。第三,站档案室人员针对业务档案开展信息加工,通过各种编研材料为全站科研防病工作服务,有利于防疫机构科研工作的开展。第四,站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流,为全市甚至全国的防疫工作提供利用。

 3科级管理是有利于满足防疫业务工作日常的需要

 防疫业务有延续性,在对监测点、直管单位的监督监测中,要经常使用其前一年或前几年形 成的监督监测档案;特别是随着生产经营单位的变化,有些档案还要不断进行补充或注销。如直管单位许可证档案、建设项目档案等就属这种情况。因此科级管理就可以及时满足卫生 防疫的日常需要。

 四、两级管理的实施

 1建立健全档案工作网络

 两级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现有序的实施。因此,建立健全档案工作网络 是这产行卫生防疫档案两级管理的组织保障。

 建立档案工作网络即在站一级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员 会,负责全站包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,并协调解决在实行两级管理中的各种困难。站综合档案室则依据站档案管理委员对业务档案 的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,除管理站级业务档案外,还要对科级业务 档案管理进行督促指导。各

科设兼职档案员,在站档案室的指导下进行站级业务档案的归档及科级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

 2建立切合实际的业务档案管理制度

 对种类繁多、形式各异的业务档案,要实行科学规范的管理,就必须建立切合实际的业务档 案管理制度。首先,在制定业务档案归档范围和归档制度时,站档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,再结合卫生部“全国卫生防疫工作规范”关于业务活动形成材料范 围的规定,经与各科密切协商,具体确定符合业务实际的各科站级和科级业务档案的归档范围。其次,对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样,提出统一的立卷要求,以确保科级档案立卷的规范,但可使用不同的卷皮,以示区分;第三,严格科级秋档案的保管及利用制度,任何个人不得将档案据为已有。

 3加强对兼职档案员的培训和指导

 各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务,档案知识相对贫乏。因此,要做好业务档案的立卷归档,就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班,并将档案业务 学习列入兼职档案员继续教育的学习内容,进行学分评定,以提高他们学习档案业务的积极性。同时,档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

 4推行责任制,加强考核

 各级防疫站在推行经济责任制时,应将业务档案的立卷归档也明确列入科管理中,制定相应的考核指标,定期对各科进行考核,与奖金挂钩,这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外,应将业务材料的归档列入全站业务人员年终考核评分标准中,从而真正确保业务档 案的收集归档。

 综上所述,将业务档案实行两级管理,是卫生防疫站贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式,它符合卫生防疫业务工作的特点和需要,随着业务档案管理实践的发展,它将会更加完善,一定会为卫生防疫站业务工作的开展发挥重要作用。
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