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高校档案工作“目录管理”辨析

高校档案工作“目标管理”的提出,为高校档案工作提出了一个近期工作目标。自推行以来,通过对高校的档案工作量化的测试和标准的评定,使其在档案工作管理体制 、列入学校各项管理、档案工作业务建设、档案信息开发利用等方面受到了全面地检验、规 范地考核,从近几年推广的情况看,对高校档案工作确实起到了一定的推动作用。高校档案工作自此有了一个统一的衡量尺度,各校档案管理水平在此标准尺度的衡量下,优者胜出。而今,通过研究其推行的过程,执行的效果,分析其对高校档案工作的现实作用,探寻其可 能产生的中期影响。高校档案“目标管理”的推行状况和实施特点:

 1其考核程序基本覆盖了高校近期档案工作的发展进程

 (1)增强档案意识,建立高校档案领导体制

 近年来,凡申报考评的学校基本建立起相应的档案工作领导体制以及与学校整体发展相适应的档案工作机构。一些高校档案馆的建立,表明高校档案工作地位正稳步提高,标志着档案工作迈出了与学校整体建设同步发展的第一步。多数高校采取有效措施,加强领导对档案工 作进行决策、监督、执法、调控的力度,如成立校级档案工作委员会等。多数学校将档案工作纳入学校的中期规划和年度工作计划之中,为学校档案工作的发展创造了良性发展的环境 。

 (2)加强队伍建设,档案管理形成网络

 随着学校对档案工作认识程度的加强,档案干部队伍建设逐步得到重视,队伍结构不断优化,人员年龄呈现年轻化趋势,知识层次及专业素质均有较大幅度提高。多数学校已形成由学 校领导分管、校办主任主管,专职档案人员负责,兼职档案人员配合的档案工作网络体系。为学校档案工作的正常开展提供了可靠的组织保障。与此同时,各校建立了相应了岗位责任制,与考核制度互为制约,将档案工作“目录管理”融入学校的“目标管理”中,从而形成 “目标管理”的公共环境。因而有效的保证了档案工作“目标管理”全过程的实施。

 (3)建立健全档案管理制度,与档案工作进程保持同步发展

 由于档案工作程序日趋完善,档案管理制度的修订、完善、更新的任务日渐艰巨、为适应档案工作快速发展变化的特点,各校采取一系列措施,如将档案规章制度重新修订后汇集成册 ,制订特色档案管理制度等。通过制度建设,规范了学校档案管理方法和程序,档案材料的系统性得到制度保证,同时档案人员通过完善的制度建设,对档案进行实时控制成为可能。

 (4)档案基础业务建设步入规范化、标准化轨道。

 高校档案工作“目录管理”将传统的档案管理注入了生机和活力。自此,打破了传统模式中由于缺乏统一的工作标准而出现的分散管理局面,提出了科学、规范、标准的操作方式。部分高校档案部门据此展开各具特色的有益尝试。此外,档案部门与有关部门密切配合,参与 学校科研成果鉴定、基建项目竣工、设备开箱验收等重大活动,一定程度上实现了档案工作和学校主要职能活动的同步管理。档案分类日趋势科学、合理,逐步形成了适合学校档案工作实际的档案分类方案,并在实体分类的基础上,开始多途径的尝试信息分类的实践。多数试点高校在经历了整改过程的“短期阵痛”后,已开始步入良性发展阶段。并为档案工作再 上新台阶奠定了基础。

 (5)引入现代化手段,主动开发档案信息资源

 高校档案部门在积极探索利用途径,不断丰富检索工具的基础上,围绕学校的中心工作和重点任务,分析档案需求信息,编制出大量适合当前高校改革和发展的档案编研资料。转换被 动服务方式,突出主动服务特色。依托现代科技,制备出多层次档案编研成果,不仅满足了 利用者的需求,而且深化了档案编研的层次。

 2其实施效果给档案部门带来双重收益

 (1)硬件设施地更新、充实,使档案管理条件和信息开发手段得到改善。

 高校普遍增加了对档案工作的投资份额,为档案部门单独配备或更新了现代化设备,并配备了与之相应的专业人员,辅助档案现代化管理工作的开展,并已取得可喜成果。

 (2)软件收益显著提高:

 领导档案意识加强,为档案部门解决了大量现实问题。通过“目标管理”使档案部门获得与其他教学部门等同的位置,接授档案专业考评,其考核过程和结果在校内引起关注和重视, 客观上提高了档案部门在学校的知名度,为档案工作在学校综合管理中赢得了相应的地位。档案人员的业务能力和工作水平在实践检验中全方位得到锻炼。考核和提高。档案工作的规范化、标准化、现代化程度大幅度提高,档案信息开发成果倍出,为今后的工作奠定了坚实 的基础。

 从其整体收益不难看出,高校档案目标管理不仅是对高校档案部门综合能力的全面考核,而且是帮助高校档案部门从档案管理的初级阶段步入中、高级发展阶段的转折点。

 3从推进程度分析其实施过程的难点 “目标管理”推广实行后,一些学校在实施过程中,遇到了某些实际情况和“目标管理”的 有关条款不兼容的难题,突出体出在档案工作与学校整体工作要求保持“四同步”发展等问题。究其原因,高校档案“目标管理”是从档案工作发展角度出发,对档案工作的主体环节及周边方面加以规范,力争使之尽量合乎标准。然而,档案管理作为一门边缘学科,其承载 内容涉及各个领域,管理方式渗透到多个层面。如果将档案作为一个隔离体研究,则将失去 其存在的意义。同样,档案工作作为一种动态的存在方式,应考虑到它与周边介质的相互作 用与影响。上述问题的主要症结是“目标管理”的设置初衷没能找准档案工作的位置——服务性、辅助性,过分夸大了档案部门的职能和作用。其基础性、局域性表明它无法与学校整 体的中心工作和重点任务并举,更不能单方面越级协调学校的整体规划和片面干预教、科、 研工作的实施过程。相反,如果从档案行政管理部门的角度出发,重新审视高校“目标管理 ”的难点,站在管理者的高并,与平等级别的管理机关协调和处理档案工作及周边关系,相对而言则简单些。从所周知,横向协调和纵向隶属的关系在处理问题的方式上显然是不同的 。据此可见,如欲加快高校档案工作“目标管理”的推进速度,应当采用“最小阻力法”, 将问题的难点由制发机关与教育行政主管机关协商解决。以此保证其下行的通达性,加强实施的可操作性。

 4从高校档案部门对考评工作的反馈意见分析其可能产生的中期影响

 从目前高校档案部门对考评工作的反馈意见看,认为考评基本反映出高校档案工作的特点和 档案管理的全过程,具有较强的可操作性。但是,经过整体考评过程后,总感觉有些缺憾。 在实际考核和验收过程中,似乎比较偏重申报性文件资料的齐备与否,而实际工作的量化程 度及考评前后的差异状况未能充分体现出来。这样会出现一些负效应,一些学校在初步了解 了考评程序后,在申报文件和自检报报告上大作官样文章,而较多的忽略了档案工作扎实内 功的修炼,致使高校档案工作“目标管理”的效果大打折扣。如据此预测其中期效果,终究 会对高校档案工

作“目标管理”的整体运作蒙上一层阴影。另外从考评结果看,一些学校反 映考评后的奖励由于学校受到某些因素的制约无法兑现,若此现象发展至在数量上具有一定的代表性,势必在一定程度上影响档案人员继续取进的积极性。既然是依法治档,档案行政 管理机关能否以此为依据,向有关的财政部门申请专项经费用于此项活动的表彰和奖励。这 样,既可缓解不校经费紧张状部分,又可保证此项工作持续执行的效果。高校档案工作“目标管理”对高校档案工作产生的影响实行高校档案工作“目标管理”对高校档案工作总体发展水平不均衡,档案工作尚未与高校 整体工作完全实现“四同步”,档案干部素质差异较大,档案部门环境设施有待进一步改善 ,档案信息开发薄弱于基础业务建设等高校档案工作现存的问题,具有较好的“医治”作用 。一定程度上可以改善或缓解目前存在于高校档案部门的尖锐矛盾,相信经过一段时间的努力,高校档案工作的整体水平会在现有基础上整体提高。此外,随着档案工作“目标管理” 等级地递进,从“目标管理”的内容,可见档案工作重点逐步从基础建设转至现代化管理, 其所占比重也在逐步递增。既然高校档案工作“目标管理”设置者在其设置初衷,已预测到 档案工作发展趋势,主观规定了其发展轨迹,相信在进一步推向深入的过程中,客观上会在 中期发展阶段看到其显著轨迹,相信在进一步推向深入的过程中,客观上会在中期发展阶段 看到其显著成效。但是,前文述及的某些问题也不容忽视。倘若在近期解决不好,势必成为 阻碍发展的隐患,其日积月累的负面效应,会逐渐吞噬高校档案工作“目标管理”的主体。

为此,应给予高义重视。尽快采取有效措施,以利该项工作全面、深入的推进和发展。
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